W Polsce działa ponad 40 000 biur rachunkowych, z czego trzy czwarte to podmioty małe, obsługujące mniej niż 100 klientów, w przeważającej części firmy mikro. Dobry księgowy jest często przez przedsiębiorców postrzegany jako gwarant bezpieczeństwa kontroli skarbowej, a szczególnie w mniejszych miejscowościach – staje się doradcą w kwestiach nie tylko księgowych, ale również podatkowych. W małych biurach księgowych właściciel obsługuje kilka lub kilkanaście firm jednocześnie, co jest czasochłonne i stanowi barierę w możliwościach rozwoju biura księgowego o nowych klientów. Czy polskie biura księgowe czeka rewolucja i czy będą potrafiły korzystać z możliwości jakie stawia przed nimi rozwój technologii?
Technologia szansą i barierą?
W biurze księgowym większość czasochłonnych procesów jest powtarzalnych. I to one jednocześnie stanowią największą barierę w przyjmowaniu nowych klientów do obsługi przez biuro. W tak wielu branżach, również zresztą w branży księgowej w większych firmach, procesy powtarzalne już od lat poddawane są automatyzacji i jeszcze dodatkowo optymalizacji. W przypadku małych biur księgowych to jest ogromna szansa na zrewolucjonizowanie obsługi klientów i profesjonalizację samych biur. – komentuje Arkadiusz Lewandowski, Prezes firmy Altera.
Niestety automatyzacja procesów wydaje się prostsza niż jest w istocie, szczególnie dla niedużego biura. Automatyzację należy rozpocząć od mapowania i poprawy samego procesu takim jakim jest on w rzeczywistości. Automatyzacja nieefektywnie działającego procesu skutkować będzie jeszcze większym brakiem efektywności w procesie wspieranym technologią, a w związku z tym większymi kosztami narzędzi i skomplikowanym wdrożeniem.
Automatyzacja procesów w małych biurach jest kwestią czasu. To często trudna zmiana dla księgowych, którzy są nierzadko w wieku przedemerytalnym, stale obsługując klientów, częściowo przekazując biznes młodszemu pokoleniu. Natomiast przy obecnej już tak bardzo szerokiej dostępności narzędzi usprawniających funkcjonowanie firmy, automatyzacja zacznie szybko pukać do drzwi biur. Sami zresztą klienci zaczną takich zmian wymagać, bo przedsiębiorcy poszukują oszczędności i pieniężnych i czasowych. – dodaje Arkadiusz Lewandowski.
Rewolucyjna zmiana roli księgowego
Technologia pozwoli wprawdzie biurom przyjąć większą liczbę klientów, natomiast przy 2 mln polskich przedsiębiorstw i 40 000 biur rachunkowych, na jedno biuro przypada ok 50 firm. Czy to oznacza początek okresu konsolidacji na polskiej tak rozdrobnionej scenie biur księgowych?
Konsolidacja tego rynku jest nieunikniona, z drugiej strony jednak upatrujemy innej szansy w rewolucji obsługi księgowej firm. Księgowy, który nie będzie już musiał odbierać od klienta segregatorów z fakturami czy wpisywać ich ręcznie do systemu, będzie miał znacznie więcej czasu na to, aby stać się prawdziwym merytorycznym doradcą dla przedsiębiorcy. Bo polscy przedsiębiorcy potrzebują doradców finansowych, którzy rozumieją model biznesowy firmy i którzy potrafią spojrzeć na nią z zewnątrz. Oczywiście nie każdy księgowy będzie w stanie przyjąć taką rolę, ale jest to nisza dotychczas bardzo niezagospodarowana na polskim rynku. – uzupełnia Arkadiusz Lewandowski.
Wszystko w jednym miejscu
Jak będzie wyglądać przyszłość księgowości w firmie MŚP? Poza rolą księgowego, który może wejść w kompetencje uproszczonej roli CFO, przedsiębiorców czeka paleta narzędzi związanych z poprawą obszaru finansów firmy. Powstają platformy podobne do popularnych w branży e-commerce rozwiązań marketplace, w których przedsiębiorca może wystawić fakturę, zrealizować od razu jej płatność usługą mikro faktoringową czy zgłosić przeterminowany dokument do windykacji. Narzędzia wspomagające zarządzanie finansami pozwolą przedsiębiorcom ujrzeć rzeczywistą kondycję, w jakiej znajduje się firma. Do dzisiaj prowadzenie przedsiębiorstwa w klasycznym modelu, gdy na koniec miesiąca zawoziliśmy dokumenty do księgowego i czekaliśmy na kwotę podatku do zapłaty, utrudniało patrzenie na kondycję finansową.
To trochę tak jakbym jechał autostradą z zakrytą przednią szybą i miałbym jedynie lusterka wsteczne. To w jakim miejscu znajduje się organizacja, jej struktura przychodów, kosztów, płynność, powinno być znane przedsiębiorcom w czasie rzeczywistym. I my w Altera do takiego stanu rzeczy dążymy. Uważam, że tylko wtedy przedsiębiorca może rozwijać się w sposób przewidywalny, nie czekając każdego dnia, że na pewno coś go zaskoczy. Zbieranie danych finansowych w jednym miejscu ma jeszcze jeden plus – będziemy mogli łatwiej ubiegać się o kredyty czy leasingi, co dotychczas było wyjątkowo żmudnym i nieprzyjaznym procesem dla przedsiębiorców. – dodaje Lewandowski.
Przyszłość księgowości w firmie MŚP to z pewnością rewolucyjne zmiany w liczbie i sposobie funkcjonowania małych biur księgowych. To z drugiej strony szansa dla przedsiębiorców na profesjonalizację obszaru finansów, poprawę płynności firmy i zdolności przedsiębiorcy do oceny jej kondycji w czasie rzeczywistym.
Więcej informacji o technologiach i księgowości w firmach MŚP w wywiadzie z Arkadiuszem Lewandowskim, CEO Altera: https://youtu.be/M6r8vmg9Ics
